Офис-менеджер
.
Обязанности
- Контроль состояния офиса: поддержание чистоты, порядка и эстетичного вида помещений (включая переговорные, кухню, санузлы).
- Работа с клининговой службой и контроль качества
- Пропускной режим: заказ пропусков для новых сотрудников, оформление парковки
- Учет и заказ расходных материалов: канцелярия, хозтовары, продукты
- Делопроизводство и работа с корреспонденцией:
- контроль курьеров, распределение маршрутов, проверка исполнения
- организация экспресс-доставки (почта РФ, СДЭК)
- входящая/исходящая почта: прием, регистрация, сканирование, распределение по направлениям
- исходящая корреспонденция: подготовка писем к отправке, передача курьеру или Почте России.
- Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц
- Встречи и переговоры: бронирование переговорных, заказ кейтеринга, подготовка канцелярии, встреча гостей
- Бюджетирование и финансовая отчетность:
- формирование бюджета на месяц/квартал/год по направлению АХО
- контроль расходов и остатков бюджета
- оформление заявок на оплату и контроль оплат (в 1С)
- Администрирование закупочных процедур
- сбор потребностей, поиск поставщиков
- запрос коммерческих предложений и сравнение
- оформление необходимой закупочной документации (составление служебных записок, обоснование цены, подготовка договоров, ДС)
- согласование, передача заявок в отдел закупок, отслеживание статуса согласования.
- Прочие поручения руководителя
- поиск информации, сбор данных, подготовка справок или презентаций (PowerPoint/Excel).
Требования
- опыт работы: от 1–2 года на административных позициях
- уверенное владение MS Office, 1С
- коммуникабельность: умение поддерживать профессиональные отношения со всеми уровнями организации
- организованность: способность эффективно управлять множеством задач одновременно
- стрессоустойчивость: умение сохранять продуктивность в напряжённых ситуациях
Условия
- Стильный офис около м. Кутузовская;
- Интересные проекты с известными брендами;
- Возможность развиваться благодаря обучению;
- Ну и конечно же конкурентная заработная плата и премия;
- А также расширенный социальный пакет: ДМС, НС, ВЗР, корпоративные скидки и активную спортивную жизнь.