Помощник руководителя проектного направления

Организация рабочего дня руководителя (планирование встреч, прием звонков, управление календарем).

Взаимодействие с руководителями смежных отделов (сметный отдел, производственно-технический отдел, архив) и внешними контрагентами (заказчики, субподрядчики, экспертиза).

Прием, регистрация и контроль входящей/исходящей документации (входящие письма, запросы от технадзора, разрешительная документация).

Организация и ведение протоколов совещаний: фиксация хода совещаний, четкое оформление поручений с указанием сроков и ответственных лиц, рассылка протоколов участникам.

Подготовка и оформление управленческой, технической и отчетной документации (приказы, служебные записки, акты, отчеты по проектам).

Обеспечение жизненного цикла проектной документации: регистрация, рассылка на согласование.

Высшее или среднее профессиональное образование (секретарь-референт, делопроизводство, менеджмент).

Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint — на уровне опытного пользователя).

Грамотная устная и письменная речь (русский язык), навыки деловой этики.

Высокая скорость печати, умение структурировать большие объемы информации.

Навыки ведения протоколов совещаний (умение выделять суть из потока информации, фиксировать поручения точно и лаконично).

Большим преимуществом при отборе будут:

Опыт работы в строительной или проектной организации на аналогичной должности.

Понимание базовой структуры проектной документации (стадии П, РД, разделы проекта) и документооборота в строительстве.

Знание специализированных программ: 1С:Документооборот, СЭД/ECM системы, опыт работы с ГИС ЕИС (zakupki.gov.ru) в части документооборота будет плюсом.

Личностные качества:

Системность, ориентация на порядок и регламенты.

Умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков (ритм строительной компании).

Стрессоустойчивость, неконфликтность, дипломатичность.

Внимательность к деталям, ответственность за конечный результат (контроль исполнения поручений).